يمكنك تعلم كيفية الكتابة بشكل أفضل حتى لو لم تكن كاتباً محترفاً. ففي هذه المقالة، نقدم لك عشر خطوات حول كيفية أن تصبح كاتباً أفضل -بغض النظر عن وظيفتك اذا كيف تصبح كاتب محترف؟

الخطوة الأولى: حافظ على هدوئك

قد يبدو طلب كتابة شيء ما للعديد من غير الكُتّاب عبئاً ثقيلاً. بل وربما قد يكون لديك ذكريات تتعلق بالواجبات المدرسية الكتابية. وإذا كنت لم تستمتع بهذه الواجبات المدرسية، قد يصل بك الأمر إلى الشعور بشيء من الرهبة إزاء احتمال اضطرارك لكتابة شيء ما لعملك.ولكن إذا كنت منظماً، يمكنك كتابة مستند احترافي إذا طُلب منك ذلك. معظم الناس لا يحبون الكتابة لأنّهم لا يدركون كيفية القيام بها بشكل جيد، والهلع لن يساعد في إتمام مهمة الكتابة.
هناك طرق لتصبح كاتباً أفضل. وتتطلب الكتابة الجيدة، كغيرها من المهمات المتعلقة بالعمل، اتباع نهج معين. في هذه المقالة سأتشارك هذا النهج معكم. لذا، سواء تم تكليفك بكتابة تقرير أو مذكرة أو رسالة أو حتى رسالة بريد إلكتروني طويلة، فأنت تستطيع التعامل معها. ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات السهلة لتصبح كاتباً أفضل.

الخطوة الثانية: حدد الغرض من مشروعك الكتابي

قبل أن تبدأ الكتابة ينبغي عليك أن تعرف سبب تكليفك بالكتابة. وبعبارة أخرى، ما الغرض من تلك الكتابة؟ ولتكتشف الغرض من مشروعك الكتابي اسأل نفسك السؤال التالي: ما الهدف من هذا؟

وفيما يلي بعض الأغراض الأكثر شيوعاً وراء تكليفات العمل الكتابية:

• التبليغ: تعتبر الكتابة التبليغية شائعة جداً في معظم المشاريع التجارية، وتندرج العديد من التقارير في هذه الفئة بالإضافة إلى بعض المذكرات. وأحد فروع هذا النوع من الكتابة هو كتابة التعليمات والتي تستخدم في أدلة الموظفين وغيرها من مستندات التدريب.
• الإقناع: -الاقناع :إنّك من خلال هذا النوع من الكتابة تحاول تغيير رأي القارئ. إنّ الاستخدام الأكثر وضوحاً للكتابة الإقناعية في مجال الأعمال هو استخدامها في عروض المبيعات، ولكنّك قد تحتاجها أيضاً عند التعامل مع زبون غير راضٍ أو زميل عمل.
• الوصف: -الوصف: الكتابة الوصفية ببساطة تفصح عن الوضع الحالي (وفي بعض الحالات: ما ستؤول إليه الأمور)، وتستخدم في تقارير المخزون أو أوصاف العقارات. يمكن استخدامها أيضاً في المواصفات الهندسية أو أي من المشاريع التي تتطلب منك وصف شيء ما.
• التسلية: -التسلية: على الرغم من أنّك قد تعتقد أن التسلية ليست من أغراض الكتابة التجارية، إلا أنّه من المفيد في بعض الأحيان إضافة عنصر التسلية من خلال الفكاهة أو السرد القصصي. فعلى سبيل المثال إذا كنت تكتب خطاباً، قد ترغب في أن يحتوي على قدر من التسلية.
ولضرب بعض الأمثلة الملموسة: قد تكون كُلِّفت بمهمة كتابة مقترح مشروع للحصول على تمويل لمشروع قادم، فستتطلب هذه المهمة على الأرجح بعضاً من الكتابة الإقناعية. أو يمكن أن يكون مديرك قد طلب منك أن ترسل ملخصاً لمشروعك الحالي من خلال رسالة بريد إلكتروني، فسيتطلب الملخص على الأرجح استخدام الكتابة التبليغية.
في بعض الأحيان يكون الغرض من كتابتك واضحاً، ولكن في أحيان أخرى قد تحتاج إلى أن تسأل. وبمجرد أن تدرك لماذا عليك أن تكتب ما ستكتبه، تصبح على استعداد للانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة الثالثة: اجمع المعلومات

حتى تكون كاتب محترف يجب أن تكون دقيقة. وفي معظم الحالات، يتطلب ذلك معرفةً أو بحثاً. في البداية، أنشئ قائمة بكل ما تعرفه عن الموضوع الذي كُلِّفت به. إذا كنت لا تعرف عن شيء ما ولكن تعتقد أنّه ينبغي أن يكون جزءًا من المهمة الكتابية الموكلة إليك، أدرجه على القائمة مصحوباً بعلامة استفهام بجواره.
إذا كنت بحاجة إلى أي رسوم توضيحية أو صور للمهمة الكتابية الموكلة إليك، فمن الجيد تحديد هذه الأمور في الوقت الحالي. ففي بعض الحالات قد تحتاج إلى اتخاذ الترتيبات اللازمة لالتقاط صورة أو إنشاء رسم توضيحي. وكذلك، إذا كان يجب أن تتم الموافقة على كتابتك من قبل الفريق التقني أو الدائرة القانونية التابعة لشركتك، فاجعلهم على اطلاع بمشروعك.
بعد ذلك، تصفّح القائمة التي أنشأتها وابحث عن المعلومات التي تنقصك (العناصر التي تجاورها علامات استفهام). في كثير من الحالات قد تكون المعلومات متوفرة داخل شركتك. لا تخف من سؤال شخص ما عن المعلومات التي لا تتوفر لديك.
إذا لم تكن المعلومات متوفرة بسهولة، قد تحتاج إلى إجراء بحث خاص بك. وإذا كانت المعلومات المفقودة تتطلب الكثير من العمل الإضافي من قِبلك، فاسأل مديرك أو الشخص الذي كلّفك بمشروع الكتابة ما إذا كانوا يعتقدون أنّ هذه المعلومات لازمة بالفعل لهذه المهمة.

الخطوة الرابعة: نظّم معلوماتك

الآن بعد أن جمعت المعلومات المتعلقة بمشروعك الكتابي، حان الوقت للبدء في تضييق نطاقه. لذلك حافظ على تركيزك بينما تقرر ما المعلومات التي تحتاج إليها وما التي لا تحتاج إليها.

وفي نهاية موضعنا ارجو ان تكون قد علمت الان كيف تصبح كاتب محترف.

اقرا ايضا عن :
ادوات الكتابة ومراحل تطورها